Jak napisać oficjalny e-mail?

‒ Ile masz lat?
‒ Kobiet nie pyta się o wiek!
‒ A mogę poprosić o e-mail?
‒ Oczywiście: „gosia…1998@gmail.com”.

Jak napisać e-mail

Poważny adres do poważnej korespondencji

Odpowiadając na pytanie – jak napisać oficjalny e-mail? Przychodzę z odpowiedzią! Skoro piszemy nadęty (czytaj: poważny) e-mail, czy możemy używać adresu w stylu: misio.kwiatuszek@gmail.com? Jeśli z jakiegoś niesamowicie ważnego powodu chcesz napisać wiadomość oficjalną, przy pisaniu której nawet nie drgnie Ci powieka, a na twarzy nie może pojawić się żadne ludzkie uczucie, warto zadbać również o oficjalny adres e-mail.

Adres składa się z: identyfikatora użytkownika (po lewej stronie małpy), małpy samej w sobie (czyli znaku: @) oraz domeny serwera (po prawej stronie małpy).

Zacznijmy od prawej strony, czyli od domeny. Większość z nas ma konto w usłudze Gmail. Domena: gmail.com jest w porządku, ale jeśli chcesz naprawdę zabłysnąć profesjonalizmem, zadbaj o adres e-mail w domenie swojej firmy. Otrzymamy wtedy: identyfikator@nazwa.firmy.pl. Dla naszego wydawnictwa będzie to na przykład: identyfikator@e-wydawnictwo.pl.

Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę. W danej firmie kombinacja imienia i nazwiska pracowników ma szansę się nie powtórzyć. Wtedy każdy może mieć adres e-mail wykorzystujący imię i nazwisko. W przypadku kont Gmail, Onet, WP i innych – nie jest to możliwe.

Identyfikatorem, jak wspomniałem, bywa imię i nazwisko, często rozdzielone kropką. Czasami jest to wersja bardziej anonimowa, na przykład: biuro, kadry, dyrekcja, kontakt itp. To drugie rozwiązanie jest przydatne, kiedy z danego konta e-mail korzystają różne osoby, na przykład pracownicy kadr.

Podsumowując, hiper poważne wiadomości dobrze wyglądają spod adresów w stylu: imię.nazwisko@nazwa.firmy.pl, albo: biuro@nazwa.firmy.pl.

Temat wiadomości

Najważniejsza informacja jest taka: temat musi być! Jeśli go nie ma, robi się trochę nieuprzejmie. Poza tym temat ma być jak najkrótszy, na przykład: „Prośba o podwyżkę”, „Faktura nr xxx/2022”, „Informacje o przesyłce”, „Zamówienie nr xxx” itp.

Jak człowiek po drugiej stronie kabla odbierze naszą wiadomość, temat e-maila ma powiedziedzieć mu niemal wszystko, czego może spodziewać się w środku. Albo jak za trzy miesiące będzie przeglądał pocztę i temat naszej wiadomości śmignie mu przed oczami, ma od razu skojarzyć, jakiej sprawy dotyczyła wiadomość.

Dlatego odpadają tematy typu: „Ciekawa informacja”, „Przesyłam z rana”, „Ważna wiadomość”. A brak tematu jest tak zły, że… Ludzi, którzy piszą wiadomości bez tematu, powinno się odłączać od Internetu i kazać przewijać pusty ekran przez dwie godziny!

Jak poprawnie pisać oficjalne e-maile

Powitanie w e-mailu

Czy można zacząć wiadomość od słowa: Witam? Zaskoczę Cię – można, ale w nielicznych przypadkach. Zasada jest prosta: wita gospodarz i tylko on. Można witać gości na spotkaniu, którego jest się organizatorem. Można witać pracowników w firmie, w której jest się szefem. Można witać czytelników w newsletterze, którego jest się autorem.

Gdyby jednak pracownik napisał: „Witam” do dyrektora firmy, oznaczałoby to, że stawia się ponad nim. Gdyby wiadomość dotyczyła prośby o podwyżkę, obawiam się, że odpowiedź mogłaby być negatywna…

W większości przypadków oficjalne e-maile dotyczą komunikacji pomiędzy firmami. Tutaj nie ma gospodarza (witającego). W takiej sytuacji użycie słowa: „Witam” jest błędne.

Jakie zwroty grzecznościowe mamy więc do wyboru?

  • Szanowny Panie…, gdzie zamiast kropek wstawiamy tytuł lub stanowisko danej osoby. Na przykład: Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Profesorze itp. Zwrot jest bardzo przydatny, w pełni oficjalny i łatwy do zastosowania. Schody zaczynają się w momencie, kiedy nie znamy tytułu ani stanowiska, albo stanowisko nie jest reprezentacyjne. Nie napiszemy przecież: Szanowny Panie Specjalisto, albo Szanowny Panie Pracowniku Administracyjny. Co wtedy wpisać zamiast stanowiska? Nic!

  • Szanowny Panie lub Szanowna Pani. To jest najbardziej poprawny zwrot w oficjalnej korespondencji (jeśli nie znamy tytułu ani stanowiska adresata wiadomości). Tyle, że dla wielu osób zwrot brzmi głupio. Mógłbym napisać, że brzmi: niezręcznie lub sztucznie, ale: głupio mi bardziej pasuje. Dlatego wiele ludzi szuka czegoś w zamian (niepotrzebnie).

  • Szanowny Panie Marku, albo samo: Panie Marku (imię można zmieniać). Problem w tym, że użycie imienia jest formą spoufalenia się i nie pasuje do najbardziej oficjalnych wiadomości. Jeśli mamy z kimś dobrą relację i jesteśmy „prawie na ty”, taka forma będzie w porządku. Ale w korespondencji o ściśle oficjalnym charakterze nie pasuje.

  • Szanowni Państwo. Jeśli odbiorców jest kilku, albo nie wiemy, kim jest adresat, jesteśmy uratowani. Ta forma jest uważana za uniwersalną, a przy tym w pełni oficjalną.

Czy mamy do wyboru coś jeszcze? Może: „Dzień dobry”? Tutaj zdania są podzielone. Zwolennicy twierdzą, że zwrot jest uniwersalny, brzmi naturalnie, nie spoufala się z odbiorcą… ideał? Przeciwnicy czepiają się jego uniwersalności, bo co w sytuacji, kiedy odbiorca odczyta wiadomość wieczorem lub w nocy?

Spotyka się więc opinie, że e-mail można rozpocząć od: „Dzień dobry”, jeśli oczekujemy, że zostanie odczytany w dzień. Na przykład wiadomości służbowe, które zostaną odczytane jeszcze tego samego dnia w godzinach pracy.

Cześć, Siema, Hej, Elo… To są najbardziej uniwersalne powitania. Tylko po ich użyciu e-mail przestaje być nadęty (oficjalny, jeśli wolisz). Dlatego zwykle odpadają w formalnej korespondencji.

Co ważne, po zwrocie grzecznościowym stawiamy przecinek i przechodzimy do następnej linii. Tam kontynuujemy rozpoczęte zdanie, więc nie używamy dużej litery na początku tej linii tekstu. Dużą literą rozpoczynamy dopiero następne zdanie (i każde kolejne).

Jak napisać oficjalnego e-maila?

Oficjalny e-mail musi mieć treść. To jest pewne! Pewne jest też to, że treść musi być krótka. To już nie jest takie oczywiste. Odpadają ulubione zwroty uległych podwładnych w stylu: „chciałbym uprzejmie zapytać, czy istniałaby taka potencjalna możliwość, żebym mógł poprosić o uwzględnienie mojej nieśmiałej sugestii otrzymania niewielkiej podwyżki”. Zamiast tego napiszmy po prostu: „zwracam się z prośbą o podwyżkę”. Nie bolało, prawda? A jeśli napiszemy: „uprzejmie proszę o podwyżkę”, osiągniemy szczyty uprzejmości.

Wspomniałem o krótkim przekazie. Podtrzymuję. Obowiązują podobne zasady, jak w wypracowaniu szkolnym: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Tak też sobie podzielimy nasz materiał.

  • Pierwsze zdanie powinno wyjaśniać, o co nam chodzi. Pełnym zdaniem i zarazem jednym zdaniem (najlepiej). Jeśli nasza wiadomość wynika z wcześniejszych rozmów, warto wspomnieć: „w nawiązaniu do rozmowy telefonicznej”, albo: „w odpowiedzi na Państwa zapytanie”.

  • Potem możemy rozpocząć nowy akapit, w którym krótko uzasadnimy naszą prośbę, rozwiniemy pytanie, dodamy ważne szczegóły itp. Nie opisujemy przy tym trudnej historii naszego życia, nie opowiadamy kwieciście, jak będziemy się radować po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi. Zwyczajnie nie ma na to miejsca w oficjalnych e-mailach.

  • Co napisać w podsumowaniu? Warto dać znać, czego dokładnie oczekujemy. Możemy na przykład zasugerować termin odpowiedzi, albo poprosić o jak najszybszą informację zwrotną. Jeśli nasza wiadomość dopiero otwiera dyskusję na jakiś temat, można podsumować: „Pozostaję do dyspozycji”, albo: „Chętnie odpowiem na Państwa pytania”.

Pozdrowienia w e-mailu

Pewnie już przypuszczasz, że zwrot: „Załączam całusy i pozdrowienia” nie będzie dostatecznie nadęty (oficjalny). Niestety, jeśli wyrzucimy całusy i pozostawimy same pozdrowienia, wciąż będzie źle… Nie rozumiem tego, ale w oficjalnych wiadomościach nie możemy nikomu życzyć zdrowia. Ciekawe, czy w ogóle można komuś dobrze życzyć.

W oficjalnej korespondencji: łączymy wyrazy szacunku, albo wyrażamy poważanie. Takie życie. „Pozdrawiam” możemy napisać do osób, z którymi nie chcemy być całkiem sztywni. Jeśli na przykład rozpoczęliśmy wiadomość od słów: „Panie Marku”, na koniec możemy owego pana Marka pozdrowić.

Co ważne, jak już nawyrażamy się tego szacunku, nie stawiamy kropki, ani przecinka, ani wykrzyknika, ani żadnego innego znaku. Podobnie po podpisie.

A właśnie, podpis. W następnej linii podpisujemy się imieniem i nazwiskiem. Nie dopisujemy sobie w tym miejscu tytułów, choćbyśmy mieli tytuł profesora i Nagrodę Nobla z pisania e-maili. W tej linii nie podajemy też naszego stanowiska. Będzie na to miejsce w stopce, jeśli czujemy taką potrzebę.

Stopka

W stopce dobrze jest umieścić dane kontaktowe. Może to być: numer telefon, adres strony internetowej, adres firmy itp. Jeśli nazwa firmy nie wynika jednoznacznie na przykład z adresu strony www, możemy podać ją na samej górze stopki. Tutaj możemy wstawić nawet logo naszej firmy… jeśli czujemy, że naprawdę musimy.

W tym miejscu możemy też podać swoje stanowisko, jeśli ma to jakieś znaczenie dla odbiorcy. Na przykład negocjowanie oferty dotyczącej usługi marketingu może przebiegać inaczej, jeśli korespondujemy ze specjalistą ds. obsługi klienta i jeśli rozmawiamy z dyrektorem ds. marketingu.

Kopia wiadomości

Często bywa tak, że jest więcej osób zainteresowanych naszą rozmową. Na przykład korespondencję pracowników dwóch firm chcieliby śledzić najbliżsi współpracownicy z zespołu lub ich szefowie. Wówczas adresy e-mail wszystkich zainteresowanych umieszcza się w oknie: Kopia wiadomości (oznaczane nieraz jako: DW – do wiadomości).

W takiej sytuacji nie ukrywamy faktu, że naszą korespondencję czyta więcej osób. Dlatego nie korzystamy z kopii ukrytej. Ważna jest przejrzystość tego, co robimy oraz osób, które zapoznają się z treścią rozmowy elektronicznej.

Co innego, jeśli wysyłamy wiadomość do kilku osób, które nie są ze sobą powiązane. Na przykład wysyłamy życzenia świąteczne do dwóch tysięcy naszych klientów (niech wiedzą, że mamy gest). Jeśli naprawdę nie możemy żyć bez takiego gestu, e-mail wysyłamy, podając adresy w oknie: Kopia ukryta! Postawiłem tu wykrzyknik, żeby powiedzieć, że to ważne.

Dlaczego to jest ważne? Bo jeśli wpiszemy 2000 adresów do okna: Kopia wiadomości (o ile zmieścimy ich tam tyle), to wszyscy odbiorcy poznają adresy e-mailowe wszystkich pozostałych odbiorców. Dodajmy do tego fakt, że adresy e-mail zawierają często imię i nazwisko oraz nazwę firmy. A taka kombinacja informacji stanowi już tak zwane dane wrażliwe według RODO.

Za taką przyjemność może się okazać, że zapłacimy karę narzuconą przez PUODO. Wysokość kary będzie uzależniona od tego, jak szerokim gestem składaliśmy życzenia naszym klientom i w szczególnym przypadku może osiągnąć 10 000 000 euro (słownie: dziesięć milionów euro)… Polecam kopię ukrytą.

Przykład jak prawidłowo napisać e-mail

Szanowny Panie,

w odpowiedzi na Pana wiadomość uprzejmie informuję, że w naszej firmie nikt nie mówi po angielsku.

W załączeniu przesyłam skany certyfikatów C1 z tego języka. Kilku naszych pracowników zdobyło taki dokument, ale zajęcia były prowadzone zdalnie, więc nie są w stanie porozumieć się z Panem. Poinformujemy, jeśli coś w tej sprawie się zmieni.

W razie pytań, pozostaję do dyspozycji, ale tylko w języku polskim.

Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski
———————————————————
Prezes Zarządu | Firma Krzak Sp. z o.o.
e-mail: jan.kowalski@firma.krzak.gov.pl

Dowiedz się również jak pisać posty w mediach społecznościowych!

Dowiedz się więcej

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o działalności w biznesie, o zakładaniu firmy, o komunikacji i o marketingu – nic prostszego. Zapisz sią na nasz newsletter. Raz w tygodniu otrzymasz e-mail z krótką, zabawną historią z życia Zenka, który z niepowodzeniem prowadzi swoją działalność. Ma przy tym upór maniaka… i umysł maniaka. Na jego przykładach sporo się nauczymy. W dodatku, w pierwszej wiadomości dostaniesz darmową książkę: Jak założyć biznes on-line i zwariować tylko trochę? Powodzenia!

Shopping Cart